標準的な調達手続き

東京ガスの標準的な調達手続きは、以下の通り定めております。

1.ベースとなる制度

(1)登録取引先制度

東京ガスと購買取引をしていただくお取引先に、あらかじめお取引先として登録していただく制度です。具体的には、新たに東京ガスとのお取引を希望される場合に、ガス事業特有の技術審査および東京ガス独自の与信審査を受けていただき、これらの審査をクリアしたお取引さまに「お取引先コード」を取得していただくものです。

なお、既に「お取引先コード」を取得いただいているお取引先にも、年に一回、東京ガス独自の審査を受けていただいており、万一、継続的なお取引先としての適格性がないと認められる合理的な事由がある場合には、購買取引の停止またはお取引先コードの抹消をさせていただくことにしています。

(2)指名競争入札制度

東京ガスからお取引先に見積依頼を実施する場合は、複数のお取引先に見積依頼をし、入札いただく競争入札と、特定のお取引先に見積依頼をする特命入札がありますが、競争入札につきましては、上記の登録取引先制度に基づき、登録されたお取引先の中から応札するお取引先を東京ガスが指名する「指名競争入札」制度を採用しております。

なお、東京ガスは、本制度によって最も優位な条件を提示いただいたお取引先との間で、必要に応じて 契約条件をさらに交渉させていただきます。

2.事前手続き

(1)取引の希望申し出

東京ガスとの取引を希望される場合は、会社紹介フォームにてご送信下さい。必要に応じて面談日等を打ち合わせ、 面談時には、貴社の会社案内、経営状況を示すもの、製品カタログ、製品データ、施工体制、施工実績、保有技術などにより、貴社自身および製品について説明していただきます。

それらが東京ガスの購買の基本方針に照らして十分意義があること、および貴社からの購買が東京ガスにとって有益であることを説明していただきます。

(2)事前審査

調達の時期・仕様などの条件が明確で、東京ガスの調達計画が現存する場合についての新規取引申込みは、事前審査を行います。

事前審査は、

  • 東京ガスが調達を必要とするものであること。
  • 東京ガスの期待する規格・仕様に合致するものであること。
  • 貴社の経営状況、供給能力、技術力、メンテナンス・サービス体制などが東京ガスの要求水準を満たしていること。
  • 新規に購入するメリットがあること。

などを総合的に審査します。

その際、必要に応じて資料や追加説明、製品見本等の提出をお願いする場合があります。

事前審査をパスした場合には、「見積依頼可能なお取引先情報」として、当該計画の見積依頼先 選定時に活用されます。(この時点では、まだお取引先登録は致しません。)

なお、事前審査の結果については、要請があれば回答します。ただし、東京ガスが機密情報と判断したものは除きます。

3.具体的な購買手続き

(1)購買依頼

購買する資機材・工事の規格・仕様・数量・納期等については、それらを依頼する部門(以下、「使用部門」といいます。)が決定します。

資材部門は使用部門からの購買依頼に基づいて購買活動を開始します。

(2)見積依頼先の選定

資材部門は、「既に購買実績のあるお取引先情報」、「見積依頼可能なお取引先情報」、の中から見積依頼先を選定します。その際、購入する資機材・工事の品質・性能・既存設備との整合性、安全性・納期・規模、将来必要となるアフターサービスレベル、供給能力および過去の実績等を総合的に勘案して見積依頼先を選定します。

(3)見積依頼

  • 見積依頼先には、品質・性能・規格・材質・寸法、検査および検査方法等の基本仕様を定めたものを 明示し、見積の依頼を致します。
  • 見積依頼は、複数のお取引先による指名競争入札を原則としていますが、特許権その他排他的な権利のある場合、緊急必要な場合、研究開発の試作品の場合、および供給の安定・安全性の確保または、既存設備の関係等から特定のお取引先への見積依頼が不可欠な場合には、特命での見積依頼を行なうことがあります。
  • 競争見積時には、すべての見積依頼先に公平に仕様を把握していただき、精度の高い 見積をしていただくために、必要に応じて仕様の説明会を実施いたします。説明会は、公平を期すため、入札参加の全お取引先に一斉にお集まりいただき実施いたします。
  • 新規に購入するメリットがあること。

資材部門は、「既に購買実績のあるお取引先情報」、「見積依頼可能なお取引先情報」、の中から見積依頼先を選定します。その際、購入する資機材・工事の品質・性能・既存設備との整合性、安全性・納期・規模、将来必要となるアフターサービスレベル、供給能力および過去の実績等を総合的に勘案して見積依頼先を選定します。

※東京ガスでは、見積依頼と見積書提出の作業効率化を目的に、電子商取引への参加をお願いしております。東京ガス指定の電子見積システムをご利用いただくことにより、インターネット経由で仕様書の送付、見積書・見積仕様書の登録を実施するものです。

(4)見積書の提出

見積依頼時に明示した仕様に基づいて、見積書および見積仕様書を指定した入札期限日までに提出してください。

電子商取引に参加されているお取引先は、指定期限までに東京ガス指定の電子見積システムに見積金額を入力いただくとともに、見積書および見積仕様書の電子ファイルを同システムに添付していただきます。(東京ガスでは、原則として、電子商取引への参加をお願いしております。)

電子商取引に参加されていないお取引先は、見積書および見積仕様書を厳封の上、郵送もしくは、東京ガスの購買担当に直接提出してください。

提出いただいた見積仕様書については、資材部門および使用部門で東京ガスの要求する仕様を満足しているかどうかを検討しますので、これに合格することが必要です。その際、東京ガスは見積仕様書の内容に追加・修正の要求を出すことがあります。

※電子見積システムに登録いただいた見積書および見積仕様書は、入札期限日まで東京ガス社員が照会できないシステム的な仕組みを構築し、公平性を担保しております。
また、書類による見積書および見積仕様書は、厳封にてご提出いただき、入札期限日当日に東京ガスの定める職責権限に基づき開封をいたします。

(5)価格等の契約条件の交渉と決定

提出された有効な見積書のうち、価格・技術条件等を総合的に検討した結果、東京ガスにとって最も優位な条件を提示いただいたお取引先と契約価格やその他の条件等について交渉し決定します。入札結果については、ご連絡します。但し、東京ガスが機密情報と判断したものは除きます。

なお、東京ガスが購買する資機材・工事のうち、特にガスの安定供給に関連するものについては、同一仕様品について複数の見積依頼先に対し発注する場合があります。

※最も優位な条件を提示いただいたお取引先は、第一交渉権者と位置づけさせていただきます。価格妥当性等を精査した後、必要に応じて、契約価格やその他条件等について再度交渉をさせていただくこともあります。

※東京ガスと初めてお取引をされる場合は、原則として第一交渉権者とさせていただいた時点でお取引先登録を致します。

(6)契約の締結

取引は、原則として文書による契約に基づいて行ないます。なお、継続的な取引となるものについては、別途「取引基本契約」を締結する場合があります。

(7)納入、検査

契約上の納期は、厳守していただきます。細部の納入スケジュールについては、使用部門で調整します。納入された資機材・工事については、使用部門の検査を受けてこれに合格しなければなりません。なお、重要なものについては、中間検査を行なうことがあります。

4.その他調達手続き上の留意点

  1. 東京ガスとお取引先は、相互に業務上知り得た情報を厳格に管理し、相手方の書面による了解なくして第三者に開示することはできません。
  2. 資機材・工事の納入が契約に基づく所定の納期より遅延した場合には、契約条件に基づき延滞料を申し受け、また、損害賠償を請求させていただく場合があります。
  3. 契約等に関して紛争が生じた場合、日本法により解釈され、処理されることとします。